Bedrijfssoftware · rooster, projecten, CRM, financiën & HR

RoosterBee

Complete bedrijfsapplicatie voor ondernemers met personeel: roosterplanning, projecten, klantenagenda, klantenbestand, materialen, offertes, facturen, uitgaven, financiën en HR — met een eigen portaal voor medewerkers en alles gekoppeld aan één SQL-database.

Bekijk live

De uitdaging

Ondernemers met personeel werken vaak met vijf losse pakketten: een roosterapp, een agenda, een boekhoudtool, Excel voor de voorraad en WhatsApp voor de communicatie. Gegevens worden overgetypt, niemand heeft het totaaloverzicht en elke roosterwijziging betekent bellen en appen.

De oplossing

Eén webapplicatie waarin alles met elkaar praat. Alle onderdelen draaien op één gedeelde SQL-database: een afspraak in de klantenagenda kent de klant uit het klantenbestand, gebruikte materialen gaan automatisch mee naar de factuur, gewerkte uren uit het rooster tellen mee in de loonkosten, en omzet en uitgaven komen samen op de financiënpagina. Werkgevers hebben een volledige beheeromgeving; medewerkers loggen in op een eigen portaal met een bedrijfscode en zien alleen hun eigen rooster. Elk bedrijf heeft een eigen afgeschermde omgeving en kan starten met een gratis demo.

Wat we hebben gebouwd

Roosterplanning van een week tot een jaar vooruit, met sjablonen, kopiëren en bulkacties
Open diensten, ruilverzoeken, beschikbaarheid, inklokken en pauzes
Bezetting per project en signalering van overtredingen van de werkregels (ATW)
Projecten met werkdagen, materialen, personeel, kilometers en facturatie
Klantenagenda en klantenbestand (CRM) met historie, omzet en leads
Materialen met voorraad, categorieën, leveranciers en barcodes
Offertes, facturen, bonnen en creditfacturen als PDF
Uitgaven met btw-terugvordering en terugkerende kosten
Financiën: omzet, uitgaven, loonkosten, resultaat en btw per periode
HR: loonkosten, loonschalen, contracten, certificaten, verlof en verzuim
Inbox, berichten en meldingen voor het hele team
Medewerkersportaal met eigen inlog via bedrijfscode
Ingebouwde wiki, demoperiode en pakketten
Licht en donker thema, werkt op desktop en mobiel

Techniek

SQL-database
Webapplicatie
Eigen omgeving per bedrijf
Rollen: werkgever & medewerker
PDF-documenten
CSV-export
Agenda-export (.ics)
Responsive
Licht & donker thema

Diensten in dit project

Alle onderdelen

Wat elk onderdeel doet, en hoe het samenwerkt met de rest.

Rooster

Het hart van de applicatie. De planner ziet het hele team in één overzicht, gegroepeerd per functie, en plant diensten met vaste tijden en pauzes.

Weergaven van 1 week, 2 weken, 4 weken, 3 maanden, 6 maanden en 1 jaar, horizontaal of verticaal
Filteren op afdeling en kwalificatie, of alleen diensten tonen die een werkregel overtreden
Rooster kopiëren, opslaan als sjabloon, bulkbewerkingen en versturen als PDF of per e-mail
Totalen per periode: aantal diensten, uren en overwerkmeldingen
Bezetting per project: hoeveel personeel nodig is en hoeveel er is ingepland
Een gepubliceerd rooster stuurt automatisch een melding naar elke medewerker
Rapportages en een logboek van alle wijzigingen

Open diensten, ruilen en compensatie

Gaten in het rooster vult het team zelf op, binnen de regels die de werkgever instelt.

Onbezette posities worden als open dienst aangeboden, met een teller hoe lang de dienst al openstaat
Instellen wanneer een dienst telt, of hij na de start nog opgepakt mag worden en of hij na acceptatie vastligt
Een ziekmelding zet de dienst automatisch open voor collega's
Rustdagenbeleid streng of flexibel
Compensatie voor extra diensten: uitbetaling via HR, verlofuren, of de medewerker kiest zelf
Ruilverzoeken tussen collega's, met een optionele reden

Projecten

Voor werk op locatie, zoals onderhoud of renovatie. Een project hangt aan een klant en bevat alles om het werk uit te voeren en te factureren.

Looptijd, werktijden, adres en uurtarief per project
Werkdagen per week, met status per dag en de reisafstand in kilometers
Dagen in één keer aanvullen of een losse dag toevoegen, en alles in één klik inplannen
Live tellers voor uren, omzet uit uren, materiaalkosten en totale kilometers
Tabbladen voor materialen, personeel, facturatie en een projectrapport

Klantenagenda en klantenbestand (CRM)

Eén klantenbestand dat door de agenda, projecten, offertes en facturen wordt gebruikt, zodat niets dubbel ingevoerd hoeft te worden.

Particulieren en bedrijven, doorzoekbaar op naam, e-mail, telefoon en plaats
Signalen zoals 'vervolg inplannen' en openstaande facturen
Klantkaart met afspraken, offertes, facturen, bonnen en omzet
Klantstatistieken: aantal afspraken, trouwpercentage (no-shows), totale uitgaven en komende afspraken
Direct bellen, mailen, WhatsAppen of een route starten vanuit de klantkaart
Contactpersonen en leads per klant

Materialen en voorraad

Voorraad, prijzen en foto's op één plek. Materialen koppel je aan afspraken en projecten, en ze komen automatisch op de factuur of bon.

Zoeken op naam, SKU, merk of barcode, filteren op categorie
Voorraad direct ophogen of verlagen
Inkoop- en verkoopprijs, met de netto winst op materialen in de financiën
Overzicht en leveranciersbeheer

Offertes, facturen en bonnen

Van offerte tot betaalde factuur zonder over te typen.

Offertes met diensten, materialen en losse regels (zoals arbeidsuren), btw-tarief, incl. of excl. btw en korting
Geldigheidsdatum met tot drie herinneringen in de klantenagenda voordat de offerte verloopt
Facturen en bonnen met automatische nummering, vervaldatum en status
Tabbladen voor openstaand, betaald, credit en 'nog te factureren'
Nette PDF met bedrijfsgegevens, KvK, btw-nummer en IBAN, klaar om te printen of te mailen

Uitgaven en financiën

Inkomsten, uitgaven en btw komen samen in één financieel overzicht, per maand, kwartaal, jaar of een eigen periode.

Uitgaven per categorie met grafiek, bonnen uploaden en terugkerende uitgaven
Uitgaven die op goedkeuring wachten
Automatische berekening van de btw die je terugkrijgt
Omzet, uitgaven, loonkosten, resultaat en nog te ontvangen bedragen in één oogopslag
Grafieken van omzet tegenover uitgaven en van de drukte per maand
Overzichten per project, voor de klantenagenda en voor de belastingaangifte

HR

Centrale plek voor medewerkerbeheer, loon en verlof. Gewerkte uren uit het rooster komen hier vanzelf binnen.

Loonkosten per periode: gewerkte uren, verlof, ziekte en reiskosten
Loonschalen, contracten en certificaten per medewerker
Verlof en verzuim registreren
Payrolldata exporteren als CSV voor de salarisadministratie of accountant

Communicatie

Geen losse appgroepen meer: alle berichten rond het werk staan in de applicatie zelf.

Inbox met gemarkeerd, archief, eigen mappen en een prioriteit per bericht
Berichten binnen het team
Meldingen zodra een nieuw rooster is gepubliceerd
Rechtstreeks contact met de support van RoosterBee

Medewerkersportaal

Medewerkers loggen in met bedrijfscode, gebruikersnaam en wachtwoord en krijgen een eigen, eenvoudige omgeving.

Eigen rooster met de uren van deze week tegenover het contract, overwerk en ruilverzoeken
Rooster exporteren naar de eigen agenda (.ics)
Beschikbaarheid doorgeven, diensten ruilen en zelf open diensten oppakken
Inklokken per dienst, met weekoverzicht en wie er nu aan het werk is
Meldingen, inbox en eigen gegevens

Instellingen, licenties en wiki

Elk bedrijf richt de applicatie in naar de eigen situatie.

Een zakelijk profiel (bijvoorbeeld werkgever met team) bepaalt welke modules en velden zichtbaar zijn
Gratis demo van 30 dagen; alle ingevoerde data blijft bewaard bij het kiezen van een pakket
Medewerkers uitnodigen, wachtwoord en beveiliging, en meldingsvoorkeuren
Ingebouwde wiki met handleidingen over diensten, toeslagen, werkregels, open diensten, rapportages en verlof